do what you love (2)

10 ошибок в организации конференции

Ивент-менеджер  — ужасный гость любого мероприятия. Он постоянно наблюдает не за артистами, а за организаторами, не смотрит на спикеров, а смотрит, все ли баннера хорошо натянуты. И то, о чем  начинающий организатор даже и не подумает, профессиональный  ивент-менеджер обязательно возведет в ранг грубейшей ошибки.

Что греха таить, мы тоже так ведем себя на мероприятиях. Но мы решили извлечь пользу из такого поведения  и создали чек-лист  ошибок, которые, на наш взгляд, нельзя допускать при организации конференции. 

  1. Сложный сайт мероприятия.

 Сайт  — это отправная точка вашей коммуникации с участниками. Он должен быть простым, лаконичным и удобным для просматривания. Избегайте тяжелых картинок и видео.

  1. Программа мероприятия в PDF или JPG. 

Это очень не удобно, когда отсутствует интерактивное общение с программой, когда ты не можешь просто скопировать отдельный блок.  Сейчас существует множество способов сделать программу динамичной. Один, из которых это создание приложения.

  1. Очереди на регистрации

 Всегда помните, что  время для регистрации одного участника недолжно превышать  30 сек. Таким образом, вы всегда можете просчитать, сколько регистрационных стоек вам нужно.

  1. Отсутствие навигации

Если человеку трудно найти туалет, поверьте, он  не будет в восторге от вашего мероприятия.

  1. Переизбыток технологий и коммуникаций в социальных сетях

 Не надо провоцировать ваших гостей делать посты в Facebook, Vkontakte, Instagramm, Twitter и др. Выберете не более двух площадок для проведения активностей.

  1. Отсутствие коммуникаций в социальных сетях

 Если вы не ведете трансляцию в социальных сетях, не пишете посты и не выкладываете актуальные фотографии, считайте, что вашего мероприятия и не было.

  1. Нервный персонал и координатор мероприятия

 Если вы видите, что ваш персонал выдыхается во время подготовки мероприятия, позаботьтесь о подстраховке. Возьмите дополнительных помощников, потому что стресс заставляет людей вести себя не адекватно.

  1. Не работающий WiFi

 Время у нас такое, связь с интернетом должна быть всегда. Не полагайтесь на WiFi площадки, он  может не выдержать количества ваших гостей. Всегда уточняйте, на какое количество подключение рассчитана сеть. Если вам дорого обеспечить интернет на всей площадке, сделайте одну точку, где будет качественный и хороший интернет. Кстати, это можно сделать одной из спонсорских активностей.

  1. Отсутствие пакета для раздаточного материала.

 Это неуважение к гостям заставлять их таскать кучу бумаги в руках.  И вероятность, того что они сохранять ее до конца мероприятия очень мала. Что сводит смысл раздаточного материала к нулю.

  1. Не достаточно еды и напитков.

Больше всего люди раздражаются, когда стоят голодные в очереди. Поэтому еды должно быть достаточно, и она должна быть равномерно распределена по площадке. Каждой станции питания должно быть как минимум две.

 

Самое главное, что необходимо помнить: ошибки, сами по себе это не плохо, это основа опыта. Плохо, когда эти ошибки повторяются. Так что лучше всего учится на  ошибках других.

Автор: Шашкова Виктория

Скажите что-нибудь